Fluxograma Decor Colors

Automação Decor Colors

Entenda como o sistema vai funcionar na prática

⚠️ Importante: todas as mensagens automáticas precisam ser aprovadas pelo WhatsApp antes de serem enviadas. Isso é uma exigência do próprio WhatsApp. O processo de aprovação leva entre 1 e 2 dias úteis.

Como o sistema funciona

São 3 situações que o sistema cuida automaticamente, sem precisar do atendente

📄
Situação 01

Orçamentos

Assim que o orçamento é gerado no Varejonline, o sistema já envia para o cliente. Se ele não comprar, o sistema manda mensagens de acompanhamento por até 5 dias. Assim que comprar, para sozinho.

PDF · E-mail · Acompanhamento automático
🧾
Situação 02

Notas Fiscais

Quando a nota fiscal é emitida no Varejonline, o sistema envia o PDF para o cliente por WhatsApp e e-mail. Três dias depois, manda uma mensagem pedindo avaliação no Google.

PDF da nota · Avaliação Google automática
💬
Situação 03

Clientes que sumiram

Quando alguém vem pelo anúncio, pergunta alguma coisa e para de responder, o sistema manda uma mensagem tentando retomar o contato. Faz isso no máximo 2 vezes e para.

Recontato automático e seguro
Por que usar o WhatsApp oficial da Meta
🛡️
Risco de bloqueio praticamente zero
O WhatsApp comum bloqueia contas que mandam muitas mensagens automáticas. O WhatsApp oficial da Meta é justamente feito para isso, então o número da Decor Colors fica protegido.
👩‍💼
Atendentes continuam respondendo normalmente
A automação e o atendimento humano funcionam ao mesmo tempo no mesmo número. As atendentes respondem pelo computador, pelo site da Meta, sem precisar trocar de aparelho.
📊
Integração direta com os anúncios do Facebook
Por ser do mesmo ecossistema, o sistema consegue informar o Facebook automaticamente quando alguém pediu orçamento ou comprou, deixando os anúncios muito mais precisos.
🚀
Preparado para crescer
Com o WhatsApp oficial não há limite de mensagens por dia que cresça com a loja. O WhatsApp comum trava quando o volume aumenta. O oficial acompanha o crescimento sem sustos.
Disparos para eventos e promoções
🎉
Black Friday, lançamentos e promoções da Decor Colors
Uma vantagem extra de usar o WhatsApp oficial
Com o WhatsApp oficial da Meta, a Decor Colors pode mandar mensagens para uma lista de clientes de uma vez só. Isso significa que, em datas especiais, é possível avisar toda a base de clientes sobre uma promoção ou novidade diretamente no WhatsApp deles, de forma organizada e sem risco de bloqueio.
🖤 Black Friday 🎨 Lançamento de nova linha 🏷️ Liquidação de estoque 🎄 Promoções de fim de ano 📦 Chegada de produto novo
💡 Os clientes que vieram pelo anúncio e não responderam são salvos com uma marcação especial no sistema. Eles entram automaticamente na lista de quem pode receber esses disparos. Assim, nenhum contato é perdido, a Decor Colors acumula uma base própria para usar quando quiser.
Início do processo
Decisão
Ação positiva
Caminho alternativo
Etapa de coleta de e-mail
Mensagem aprovada pelo WhatsApp

📄 Orçamentos

O e-mail do cliente é sempre coletado antes de enviar o documento

⚡
Como começa
Atendente fecha o orçamento no Varejonline
Assim que o orçamento é salvo no Varejonline, a automação já recebe o aviso e começa a trabalhar. Nenhuma ação extra é necessária da atendente.
e-mail confirmado
🖨️
Preparação
O PDF do orçamento é gerado automaticamente
O sistema monta o PDF com todos os dados do orçamento sem precisar de ninguém. O Varejonline não gera esse PDF sozinho, então o sistema faz isso por conta própria.
📤
Envio automático
PDF enviado por WhatsApp e por e-mail ao mesmo tempo
Gmail recebe o PDF em anexo. WhatsApp recebe o template de confirmação. Evento customizado "Orcamento" disparado na Meta CAPI com valor total, e-mail e nome.
📋 envio_orcamento
🔁 Acompanhamento automático por até 5 dias, sempre às 10h da manhã
D+1
No dia seguinte
"Passando para saber se ficou alguma dúvida sobre o orçamento nº [X]. Estamos à disposição 😊"
📋 followup_orcamento_d1
⚠ Antes de enviar, verifica no Varejonline se o cliente já comprou
D+3
3 dias depois
"Seu orçamento ainda está disponível. Nossa equipe pode te ajudar a fechar. Quer que a gente te ligue?"
📋 followup_orcamento_d3
⚠ Antes de enviar, verifica no Varejonline se o cliente já comprou
D+5
5 dias depois, última mensagem
"Este é nosso último contato sobre o orçamento nº [X]. Se precisar de nós, estaremos aqui. Até logo!"
📋 followup_orcamento_d5
⚠ Antes de enviar, verifica no Varejonline se o cliente já comprou
🛒
Verificação antes de cada mensagem
O cliente já comprou?
O sistema consulta o Varejonline antes de cada mensagem de acompanhamento para não incomodar quem já fechou.
✓ SIM, comprou
🎉
Concluído
Comprou! Para de enviar mensagens.
Nenhuma mensagem adicional é enviada.
✗ Ainda não
➡️
Continua
Envia mensagem do dia
Segue para o próximo acompanhamento conforme o cronograma.

🧾 Notas Fiscais

Sem e-mail, sem nota. Três dias depois da compra, o sistema pede uma avaliação no Google.

⚡
Como começa
A nota fiscal é emitida no Varejonline
Assim que a nota é emitida e aprovada pela Sefaz, a automação recebe o aviso e já começa a preparar o envio para o cliente.
e-mail confirmado
📥
Preparação
O PDF da nota fiscal é buscado no Varejonline
O sistema busca o PDF diretamente no Varejonline. Funciona apenas para notas emitidas e aprovadas pela Sefaz dentro do próprio sistema.
📤
Envio automático
PDF da nota enviado por WhatsApp e por e-mail ao mesmo tempo
Gmail recebe o DANFE em anexo. WhatsApp recebe o template de confirmação. Evento "Purchase" disparado na Meta CAPI com valorTotal, e-mail, nome e telefone.
📋 envio_nota_fiscal
aguardar 72h
⭐
3 dias depois da compra
Pedido de avaliação no Google
"Esperamos que tenha adorado sua compra na Decor Colors 🎨 Sua opinião é muito importante pra gente. Avalie aqui 👉 [link] Leva menos de 1 minuto!"
📋 avaliacao_google
✅
Concluído
Nota entregue e avaliação solicitada
Processo encerrado. O e-mail do cliente fica salvo no Varejonline para as próximas vezes.

💬 Clientes que sumiram

Quando alguém vem pelo anúncio, pergunta e para de responder, o sistema tenta retomar o contato com segurança

⏱️
O sistema verifica a cada 2 horas
Quem parou de responder?
Funciona somente em horário comercial, de segunda a sábado das 8h às 18h. O sistema olha a lista de conversas e verifica quem deixou de responder.
🤔
Filtro antes de agir
A pessoa ficou mais de 4 horas sem responder?
E o sistema ainda não mandou 2 mensagens de recontato para essa pessoa?
✗ NÃO
⏭️
Aguarda
Ignora e aguarda
A conversa ainda está ativa ou o limite de tentativas já foi atingido.
✓ SIM
🔍
Verificação no Varejonline
Essa pessoa já é cliente?
O sistema olha no Varejonline se essa pessoa já tem orçamento ou compra registrada.
🛒
Decisão
Ela já comprou ou tem orçamento aberto?
✓ SIM
🚫
Encerra
Não envia nada
Quem já comprou não recebe mensagem automática.
✗ NÃO
💬
Recontato
Manda uma mensagem de retorno
"Oi [nome]! Vi que ficou com alguma dúvida. Posso te ajudar com alguma informação sobre nossos produtos? 😊"
📋 reengajamento
↩️
E aí?
A pessoa respondeu?
✓ SIM
🔔
Sucesso
Avisa a atendente
A automação para e a atendente assume a conversa normalmente.
✗ NÃO
⏳
Limite atingido
Não respondeu. O sistema para por aqui.
O sistema não manda mais mensagens para essa pessoa nessa conversa.
🏷️
Salvo para o futuro
Contato marcado como "interessado, não converteu"
Esse contato fica salvo com uma marcação especial na lista da Decor Colors. Na Black Friday, em lançamentos ou em qualquer promoção, ele pode receber um disparo de mensagem junto com toda a base. Nenhum contato é perdido.
🎉 Disponível para disparos em eventos
📋 Mensagens aprovadas pelo WhatsApp
São 9 mensagens que o sistema vai usar. Cada uma precisa ser aprovada pelo WhatsApp antes de funcionar. Clique para ver o texto de cada uma.
01
Pedir e-mail (orçamento)
📄 Orçamento · pede o e-mail antes de enviar
Usa: nome do cliente, número e valor do orçamento
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! 👋 Seu orçamento nº {{numero_orcamento}} no valor de {{valor}} está pronto na Decor Colors. Para enviarmos o documento completo por aqui e por e-mail, pode me informar seu endereço de e-mail? Assim que receber, te mando tudo certinho! 😊
⚠ A Meta exige que a mensagem não pareça marketing puro. Mantenha o tom de serviço esse texto está adequado.
02
Envio do orçamento
📄 Orçamento · envia o documento
Usa: nome do cliente, número do orçamento e data de validade
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! 🎨 Seu orçamento nº {{numero_orcamento}} da Decor Colors está pronto. Enviamos o documento aqui no WhatsApp e também no seu e-mail. 📅 Válido até {{validade}}. Qualquer dúvida sobre os produtos, prazo ou condições, é só chamar. Estamos à disposição! 😊
⚠ O PDF do orçamento é enviado como anexo junto com essa mensagem.
03
Acompanhamento dia 1
📄 Orçamento · acompanhamento no dia seguinte
Usa: nome do cliente e número do orçamento
ver mensagem ↓
Oi, {{nome}}! Tudo bem? Passando para saber se você teve a chance de dar uma olhada no orçamento nº {{numero_orcamento}} que enviamos ontem. Ficou alguma dúvida sobre os produtos ou condições? Estamos aqui para ajudar! 😊
✓ Tom leve e prestativo. Não pressiona, apenas verifica.
04
Acompanhamento dia 3
📄 Orçamento · acompanhamento no 3º dia
Usa: nome do cliente
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! Seu orçamento ainda está disponível e nossa equipe pode te ajudar a fechar com as melhores condições. Se preferir conversar por ligação ou tirar dúvidas aqui mesmo, é só falar. Queremos garantir que você encontre exatamente o que precisa na Decor Colors. 🎨
✓ Oferece alternativa de contato (ligação). Aumenta a chance de resposta.
05
Acompanhamento dia 5 (último)
📄 Orçamento · última mensagem no 5º dia
Usa: nome do cliente e número do orçamento
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! Este é nosso último contato referente ao orçamento nº {{numero_orcamento}}. Caso mude de ideia ou precise de um novo orçamento no futuro, estaremos aqui. Foi um prazer atender você na Decor Colors! 😊
✓ Tom de encerramento gentil. Não pressiona e deixa a porta aberta.
06
Pedir e-mail (nota fiscal)
🧾 Nota Fiscal · pede o e-mail antes de enviar
Usa: nome do cliente e número da nota fiscal
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! ✅ Sua nota fiscal nº {{numero_nf}} referente à sua compra na Decor Colors foi emitida com sucesso. Para enviarmos o documento por e-mail, pode me informar seu endereço? Assim você terá uma cópia guardada com segurança. 😊
⚠ Destacar o benefício ("cópia guardada com segurança") aumenta a taxa de resposta.
07
Envio da nota fiscal
🧾 Nota Fiscal · envia o documento
Usa: nome do cliente e número da nota fiscal
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! 🧾 Segue sua nota fiscal nº {{numero_nf}} da Decor Colors. Enviamos o documento aqui no WhatsApp e também no seu e-mail. Guarde para sua segurança. Obrigado pela compra e até a próxima! 🎨
⚠ O DANFE em PDF é enviado como anexo junto com essa mensagem.
08
Pedido de avaliação no Google
⭐ Nota Fiscal · pedido de avaliação 3 dias depois
Usa: nome do cliente e link do Google
ver mensagem ↓
Olá, {{nome}}! 😊 Esperamos que esteja curtindo sua compra da Decor Colors! Sua opinião é muito importante pra gente e ajuda outras pessoas a conhecerem nosso trabalho. Se puder reservar 1 minutinho, adoraríamos saber o que achou: ⭐ Avaliar a Decor Colors → {{link_avaliacao}} Muito obrigado! 🎨
✓ 72h é o tempo ideal o cliente já usou o produto mas a compra ainda está fresca na memória.
09
Recontato com quem sumiu
💬 Clientes que sumiram · no máximo 2 tentativas
Usa: nome do cliente
ver mensagem ↓
Oi, {{nome}}! Tudo bem? 😊 Vi que você entrou em contato com a Decor Colors. Ficou com alguma dúvida sobre nossos produtos ou quer saber mais sobre algum item específico? Estou aqui para ajudar!
⚠ Máximo 2 envios por conversa. Tom leve, sem pressão. Se não responder após 2 tentativas, encerra automaticamente.

💰 Custos e Prazo de Entrega

Estimativa mensal baseada no volume atual da Decor Colors

⚠️ Atenção: os valores abaixo são estimativas com base no volume informado. O custo do WhatsApp varia todo mês de acordo com quantas conversas o sistema abre com clientes novos. Meses com mais vendas custam um pouco mais.
Custos mensais fixos
🖥️
Servidor n8n (Luryon)
Já está contratado e inclui toda a automação. Não há custo adicional para a Decor Colors por esse item.
Já incluso no seu contrato
📧
E-mail via Gmail
Envio de orçamentos e notas fiscais por e-mail usando a conta do Gmail da Decor Colors. O Gmail gratuito suporta bem o volume mensal de vocês.
R$ 0 / mês
Custos mensais variáveis
💬
WhatsApp Business (Meta)
O WhatsApp cobra por conversa iniciada pela empresa, não por mensagem. Cada vez que o sistema manda a primeira mensagem para um cliente, abre uma "conversa" com custo de aproximadamente R$ 0,50 a R$ 0,75.

Estimativa com 200 orçamentos e 200 notas por mês, considerando que parte dos clientes já tem e-mail e não precisam de mensagem de coleta, e nem todos os orçamentos chegam ao 5º dia de acompanhamento:

Cenário conservador: 300 conversas/mês
Cenário cheio: 500 conversas/mês
R$ 150 a R$ 375 / mês (estimativa)
Custo único de configuração
📱
Migração do número para o WhatsApp oficial
O número atual da Decor Colors está no WhatsApp Business normal. Para usar a automação, ele precisa ser migrado para o WhatsApp oficial da Meta. Durante esse processo o número fica alguns minutos sem funcionar. Depois da migração, as atendentes continuam respondendo pelo computador normalmente via Meta Business Suite.
Feito uma única vez, sem custo adicional
✅
Aprovação das 9 mensagens pelo WhatsApp
Cada mensagem automática precisa ser enviada para aprovação da Meta antes de funcionar. O processo é gratuito mas leva entre 1 e 2 dias úteis. Qualquer mensagem reprovada precisa ser ajustada e reenviada, o que pode atrasar o início.
Gratuito, leva de 1 a 2 dias úteis
💰 Estimativa total mensal
R$ 150 a R$ 375 / mês
Referente apenas ao custo do WhatsApp com a Meta. Servidor e e-mail já estão cobertos. O valor exato depende de quantas conversas o sistema abrir no mês, que varia conforme o movimento da loja.
📅 Prazo estimado de entrega com margem de segurança
Semana 1
Configuração da conta Meta e migração do número
Criar o Meta Business Manager, conectar o número da Decor Colors e aguardar a aprovação inicial da conta. Pode levar até 3 dias úteis dependendo da Meta.
Semana 1
Envio das 9 mensagens para aprovação
As mensagens são enviadas para a Meta revisar. Em geral aprovam em 24 a 48 horas, mas pode haver reprovação e a necessidade de ajuste. Já está previsto na margem.
Semana 2
Desenvolvimento dos fluxos no n8n
Construção das automações de orçamento, nota fiscal e recontato. Inclui integração com o Varejonline, geração de PDF e conexão com o Gmail.
Semana 3
Testes e ajustes
Testes com orçamentos e notas reais em ambiente controlado. Ajuste de textos, verificação dos envios e validação de cada etapa antes de ligar para produção.
Semana 4
Margem para imprevistos e entrega final
Semana reservada para eventuais problemas como reprovação de mensagens pela Meta, bloqueio temporário de conta nova, ou ajustes que surjam durante os testes. Sistema entregue e funcionando ao final desta semana.
💡 Contas novas no WhatsApp Business da Meta começam com um limite de envio baixo nas primeiras semanas (em torno de 250 conversas por dia), que vai aumentando conforme o histórico de uso. No volume atual da Decor Colors isso não deve ser um problema, mas vale saber.